Hướng dẫn xứ lý các trường hợp xảy ra khi kê khai hóa đơn

[Phạm Thị Thu]

Vấn đề:
Hướng dẫn xứ lý các trường hợp xảy ra khi kê khai hóa đơn


Giải pháp:
Thông tư 156 hướng dẫn luật thuế 21 về việc kê khai bổ sung file đính kèm
Hương dẫn xứ lý các trường hợp xảy ra khi kê khai hóa đơn
I. Hóa đơn bán ra
Trường hợp 1 : Hóa đơn viết, in sai hỏng
1. Hóa đơn viết, in sai hỏng mà chưa được kê vào bảng kê bán ra và chưa được nộp cơ quan thuế
Bước 1: Với hóa đơn đã bị in sai , in hỏng xử lý như sau

• Vào Danh mục\ Vật tư hàng hóa\ khai báo mã vật tư hàng hóa có tên là "Hủy hóa đơn" và để tính chất "Chỉ là diễn giải".
• Vào Nghiệp vụ\ Bán hàng\ Hóa đơn bán hàng\ Mở chứng từ hóa đơn bán hàng bị sai, hỏng sửa lại trên hóa đơn thành mã hủy ở trên, bỏ toàn bộ bút toán hạch toán và số tiền. Trường hợp khách hàng đã vào Nghiệp vụ\ Quản lý phát hành hóa đơn\ Xóa hóa đơn ở phần bán hàng rồi thì khi vào bán hàng sẽ không sử được chứng từ, phải xóa chứng từ xóa hóa đơn đi sửa lại hóa đơn bán hàng sau đó lại vào Nghiệp vụ\ Quản lý phát hành hóa đơn\ Xóa hóa đơn\ chọn chứng từ hóa đơn bán hàng vừa sửa lại

Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới: Vào Nghiệp vụ\ Bán hàng\ Bán hàng thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền để xuất hóa đơn mới thay thế

Chú ý: Để không mất thời gian khai lại hóa đơn thì có cách khác để xử lý hóa đơn là : Sửa lại thông tin trên hóa đơn gồm cả số hóa đơn của hóa đơn bị in sai, in hỏng thành hóa đơn xuất mới. Sau đó tạo chứng từ hóa đơn bán hàng khai báo số hóa đơn của hóa đơn hủy và chọn mã hàng là "Hủy hóa đơn
2. Hóa đơn viết, in sai hỏng đã được kê vào bảng kê bán ra, tờ khai của tháng trước và đã được nộp. Đến tháng sau mới phát hiện ra hóa đơn bị sai, hỏng phải hủy hóa đơn xuất hóa đơn mới

Bước 1: Với hóa đơn bị in sai, in hỏng của tháng trước

• Xử lý tiền thuế : Vào Nghiệp vụ\ Thuế\ Điều chỉnh thuế giảm thuế GTGT\ Hạch toán Nợ 33311/ Có 111,131
• Xử lý tiền hàng : Nếu nhập hàng về thì vào Nghiệp vụ\ Bán hàng\ Hàng bán trả lại không kê thuế bên tab thuế. Nếu không nhập hàng thì vào Nghiệp vụ\ Tổng hợp\ Chứng từ nghiệp vụ khác làm chứng từ giảm doanh thu

Bước 2: Với hóa đơn mới được xuất lại thay thế hóa đơn cũ

• Nếu hóa đơn bị in sai, hỏng có nhập hàng về thì khi xuất lại hóa đơn mới làm chứng từ bán hàng bình thường
• Nếu hóa đơn bị in sai, hỏng không nhập hàng về thì khi xuất hóa đơn mới làm chứng từ hóa đơn bán hàng không kiêm phiếu xuất kho

Trường hợp 2: Hóa đơn quên không kê lên bảng kê bán ra, tờ khai tháng trước đã nộp. Tháng sau mới phát hiện ra
Bước 1: Vào Nghiệp vụ\ Bán hàng\ Hóa đơn bán hàng chưa thu tiền hoặc thu tiền ngay\ Tìm hóa đơn quên không kê\ tích sửa hóa đơn\ bỏ thông tin bên tab thuế

Bước 2: Với tiền thuế của hóa đơn quên không kê : Vào Nghiệp vụ\ Thuế\ Điều chỉnh thuế tăng thuế GTGT\ Hạch toán Nợ 111,131/ Có TK 33311

Trường hợp 3: Hàng bán trả lại : Vào Nghiệp vụ\ bán hàng\ hàng bán trả lại\ có 2 cách kê khai lên bảng kê như sau:

• Trường hợp muốn chứng từ hàng bán trả lại hiển thị trên bảng kê bán ra ghi âm thuế thì hạch toán và kê khai bình thường

• Trường hợp muốn chứng từ hàng bán trả lại hiển trị trên bảng kê mua vào ghi dương số tiền thì trên chứng từ tích sang tab thuế\ tại cột " Nhóm HHDV" chọn nhóm hàng hóa dịch vụ tương ứng lên bảng kê mua vào

Trường hợp 4: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng giảm số lượng, đơn giá, thành tiền với hóa đơn của tháng trước được đã được kê khai lên bảng kê bán ra, tờ khai và đã được nộp

• Nếu xuất hóa đơn tăng số lượng, đơn giá, thành tiền thì làm chứng từ hóa đơn bán hàng bình thường

• Nếu xuất hóa đơn giảm số lượng, đơn giá, thành tiền thì làm vào Nghiệp vụ\ Hóa đơn hàng hàng\ làm chứng từ hóa đơn giảm giá hoặc hàng bán trả lại.

II. Hóa đơn mua vào
Trường hợp 1: Hàng về trước hóa đơn về sau

Bước 1: Khi hàng về: Vào Nghiệp vụ\ mua hàng làm chứng từ mua hàng không nhận hóa đơn hoặc là không kê thông tin bên tab thuế của hóa dơn mua hàng
Bước 2: Khi hóa đơn về: Vào Nhiệp vụ\ Tổng hợp\ Chứng từ nghiệp vụ khác\ làm chứng từ hạch toán tiền thuế và tích tab thuế kê khai thông tin hóa đơn để lên bảng kê mua vào

Trường hợp 2: Hóa đơn quên không kê trên bảng kê tháng trước

• Do hóa đơn được phép kê khai trên bảng kê mua vào trong vòng 6 tháng nên tháng trước quên không kê thì hóa đơn đầu vào có thể kê vào tháng sau
• Nếu trường hợp cần hàng để xuất nhưng tháng trước quên không kê hóa đơn thì có thể xử lý như trường hợp 1: hàng về trước hóa đơn về sau

Trường hợp 3: Nhận hàng và hóa đơn nhưng thấy có sai so hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp thu hồi và cấp lại hàng. Hóa đơn chưa được kê khai lên bảng kê và tờ khai chưa được nộp

• Có nhiều cách để làm tùy thuộc vào yêu cầu của từng đơn vị

Cách 1: Có thể xóa hoặc bỏ ghi chứng từ hóa đơn mua hàng đã khai. Khi nào nhận được hóa đơn đúng thì kê lại hoặc sửa lại hóa đơn bỏ ghi trước đây về hóa đơn đúng
Cách 2: Vào chứng từ mua hàng sửa lại bỏ thông tin bên tab hóa đơn để chứng từ không có thuế. Sau đó trả lại hàng thì vào Nghiệp vụ\ Mua hàng\ Hàng mua trả lại. Khi nào Hàng về kê khai bình thường

Trường hợp 4: Nhận được thông báo từ nhà cung cấp thông báo hủy hóa đơn của tháng trước đã được đơn vị kê khai và nộp thuế

• Nếu phải trả lại hàng thì Vào Nghiệp vụ\ mua hàng\ hàng mua trả lại\ làm chứng từ hàng bán trả lại không kê khai thuế. Tiền thuế vào Nghiệp vụ\ Thuế\ Điều chỉnh thuế\ điều chỉnh giảm thuế GTGT hạch toán Nợ 331,111/ Có 133. Khi nhận được hóa đơn đúng thì vào Nghiệp vụ\ Mua hàng\ làm hóa đơn mua hàng bình thường
• Nếu không trả lại hàng thì tiền thuế vào Nghiệp vụ\ Thuế\ Điều chỉnh thuế\ điều chỉnh giảm thuế GTGT hạch toán Nợ 331,111/ Có 133. Khi nhận được hóa đơn đúng thì vào Nghiệp vụ\ chứng từ nghiệp vụ khác\ kê khai tiền hàng và thông tin hóa đơn để lên bảng kê mua vào.

Lưu ý:
1. Hướng dẫn Lập tờ khai thuế GTGT khi có phát sinh điều chỉnh thuế GTGT và lập tờ khai thuế GTGT bổ sung

• Trên chứng từ Điều chỉnh thuế GTGT không tích vào ô " Kê lên tờ khai" trong trường hợp sau khi lập bản giải trình của tờ khai bổ sung số tiền thuế thể hiện ở chỉ tiêu số [40] thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ thì đơn vị phải nộp cơ quan nhà nước. Không ảnh hưởng đến số thuế khấu trừ trong tháng có chứng từ điều chỉnh và trên tờ khai chính thức của tháng có chứng từ điều chỉnh cũng không hiển thị số tiền này tại chỉ tiêu điều chỉnh [37], [38].
• Trên chứng từ Điều chỉnh thuế GTGT tích vào ô " Kê lên tờ khai" trong trường hợp sau khi lập bản giải trình của tờ khai bổ sung thì số tiền thuế thể hiện ở chỉ tiêu số [43] thuế GTGT được khấu trừ chuyển sang kỳ sau thì sẽ ảnh hưởng đến số thuế được khấu trừ trong tháng và cũng sẽ hiển thị trên tờ khai thuế chính thức của tháng có chính từ điều chỉnh tại chỉ tiêu điều chỉnh thuế [37], [38].

2. Các trường hợp làm điểu chỉnh tăng hoặc giảm tiền thuế phải làm tờ khai thuế GTGT bổ sung (Hướng dẫn lập tờ khai bổ sung )