Báo cáo tồn kho bị sai số liệu

[Trần Mai Nhung]

Lưu ý: Cách kiểm tra PP tính giá xuất kho đang sử dụng: Vào Tệp/ Thông tin dữ liệu, xem tại mục "Phương pháp tính giá xuất kho"

Biểu hiện 1: Giá trị tồn kho cuối kỳ bị âm với phương pháp bình quân cuối kỳ

Nguyên nhân 1:

Có thể do dữ liệu đang cho phép xuất quá số lượng tồn, nếu cho xuất quá số lượng tồn khì khi xuất kho chương trình sẽ không cảnh báo khi xuất âm kho => Số lượng âm và giá trị âm. Thể hiện là phần Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa\ đang được lựa chọn "Cho phép xuất quá số lượng tồn".
Giải pháp:

• Bước 1: Vào phần Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa\bỏ lựa chọn "Cho phép xuất quá số lượng tồn".
• Bước 2: Thực hiện bảo trì cơ sở dữ liệu để kiểm tra chứng từ đang bị xuất âm. Sau đó, sửa lại các chứng từ xuất âm đảm bảo không còn xuất âm. Cụ thể đến cuối kỳ tính giá số lượng >=0.
• Bước 4: Tính lại giá xuất kho. Nếu dữ liệu có nhiều chứng từ phát sinh liên quan đến kho thì nên tính giá theo tháng và tính từng tháng một.

Lưu ý:
Tùy chọn "Cho phép xuất quá số lượng tồn" chỉ được dùng với phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ và phải đảm bảo số lượng tồn kho vật tư đến cuối kỳ tính giá (tháng/ quý) không bị âm
Không được dùng tùy chọn này cho các phương pháp tính giá còn lại, vì chắc chắn sẽ sai giá xuất kho​

Nguyên nhân 2:

Hệ thống đang tính bình quân trên nhiều kho (không theo kho) mà vật tư hàng hóa thì lại có trên nhiều kho dẫn đến kho thì có giá trị âm, kho lại có giá trị dương.

Giải pháp: Vào Kho\Tính giá xuất kho\Trên giao diện màn hình chọn thông số tính giá xuất kho chọn là "Tính giá theo kho" để chương trình tính lại giá bình quân trên từng kho.​

Nguyên nhân 3:

Dữ liệu đa chi nhánh có những chi nhánh hạch toán phụ thuộc, các chi nhánh sử dụng chung mã kho khi tính giá chương trình sẽ tính bình quân trên các chi nhánh hạch toán phụ thuôc => Khi xem báo cáo kho của từng chi nhánh thì có chi nhánh âm chi nhánh dương.

Giải pháp: Trường hợp không muốn chương trình tính giá bình quân trên các chi nhánh thì có thể có 2 cách sau

• Cách 1: Tạo mỗi chi nhánh 1 mã kho khác nhau. Khi hạch toán của chi nhánh nào thì vào đúng mã kho của chi nhánh đấy (VD: thêm vào mã kho mã chi nhánh 156_CNA, 156_CNB).
• Cách 2: Vào Danh mục\Cơ cấu tổ chức\Tích mở chi nhánh\Tích vào chi nhánh hạch toán độc lập => Khi tính giá chương trình không tính chung trên cùng 1 kho.

Biểu hiện 2: Trong kỳ số lượng hết nhưng giá trị >0 với phương pháp bình quân cuối kỳ
Nguyên nhân:

Trong kỳ có giá nhập xuất có sự chệnh lệch lớn => Tại 1 thời điểm trong kỳ khi kho xuất hết số lượng thì giá trị có thể bị âm hay dương nhưng cuối kỳ thì số lượng hết giá trị hết.
Giải pháp: Thực hiện kiểm tra theo các bước sau

• Cách 1: Kiểm tra giá xuất kho xem phần mềm đã tính đúng chưa

• Nếu tính chưa đúng thì thực hiện tính giá xuất kho lại.
• Nếu tính đúng rồi thì lý do số lượng hết giá trị còn là do đặc thù của phương pháp bình quân cuối kỳ. Giá trị nhập kho trong kỳ chênh lệch nhiều. Trường hợp dữ liệu có giá trị nhập trước thấp sau đó trong kỳ hoặc cuối kỳ giá trị nhập cao hơn thì các chứng từ xuất đầu kỳ sẽ có giá trị cao => Trong trường hợp này hoàn toàn không sai. Phương pháp này đảm bảo số lượng cuối tháng giá trị không âm là đúng.

• Cách 2: Có thể đổi sang dùng phương pháp tính giá bình quân tức thời. Có nghĩa là tại thời điểm xuất kho sẽ lấy giá trị bình quân trên kho luôn => Đảm bảo kho không bị âm ở bất kỳ thời điểm nào.

Biểu hiển 3: Tại 1 thời điểm số lượng hết giá trị >0 với phương pháp đích danh, bình quân tức thời, nhập trước xuất trước

Nguyên nhân 1:

Có thể do dữ liệu đang cho phép xuất quá số lượng tồn (Giống nguyên nhân 1 biểu hiển 1 ở trên).
Giải pháp: Xem giải pháp ở phần nguyên nhân 1 của biểu hiện 1.​

Nguyên nhân 2:

Do có thay đổi đầu vào, số dư hay đầu ra nhưng chưa thực hiện tính lại giá xuất kho

Giải pháp: Vào kho\Tính giá xuất kho. Nên tính thử với một mã hàng đang kiểm tra. Nếu tính xong rồi kiểm tra báo cáo thấy đúng mới tính hết cho các mã vào thời điểm sau (có thể chọn thời gian rảnh để tính giá với dữ liệu lớn). Tránh việc dữ liệu lớn thì khi tính lại cho tất cả các mã hàng tại thời điểm đó sẽ gây gián đoạn công việc.​

Ghi chú: Vui lòng xem hướng dẫn cách kiểm tra giá xuất kho trên phần mềm Tại đây