Hướng dẫn Lập bảng kê ghi thu, ghi chi

[Nguyễn Thuận]

Vấn đề: Hướng dẫn Lập bảng kê Ghi thu, ghi chi để đảm bảo các khoản đã được Kho bạc duyệt đều được lập bảng kê, thanh toán và lên báo cáo.

Mục đích: Kiểm tra lập bảng kê ghi thu ghi chi và thanh toán để đảm bảo không bỏ sót chứng từ chi tạm ứng, chứng từ ghi thu ghi chi chưa được lập lên bảng kê, hoặc đã được lập bảng kê, được kho bạc duyệt nhưng trên phần mềm chưa thực hiện thanh toán.

1. Đối với phần Thu phí, lệ phí: anh/chị xem tài liệu mục 7. Cuối kỳ, tập hợp chứng từ chi từ nguồn ghi thu-ghi chi và cân đối với số thu nguồn ghi thu - ghi chi, đơn vị làm thủ tục ghi thu- ghi chi để bổ sung nguồn kinh phí và mục 8. Sau khi được kho bạc chấp nhận thanh toán, kế toán thực hiện thanh toán những chứng từ ghi thu - ghi chi tại đây.

• Để lập được bảng kê ghi thu ghi chi phải:
  • Chọn khoảng thời gian cần lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu - ghi chi.
  • Chọn các chứng từ hạch toán Nợ TK 614/Có TK liên quan,
    • Nguồn kinh phí thuộc: Phí, lệ phí để lại.
    • Nghiệp vụ và cấp phát: Ghi thu ghi chi.
    • Bút toán chi phải chọn hoạt động sự nghiệp.

2. Đối với phần Các khoản thu khác phải báo cáo quyết toán theo MLNS nhà nước: anh/chị xem tài liệu mục 5. Cuối kỳ, tập hợp chứng từ chi từ nguồn ghi thu-ghi chi và cân đối với số thu nguồn ghi thu - ghi chi, đơn vị làm thủ tục ghi thu- ghi chi để bổ sung nguồn kinh phí tại đây.

Để lập được bảng kê ghi thu ghi chi phải:

• Chọn khoảng thời gian cần lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu - ghi chi.
• Chọn các chứng từ hạch toán Nợ TK 6111, 614/Có TK liên quan,
  • Nguồn kinh phí thuộc: Nguồn khác
    
  • Cấp phát: Khác
    
  • Nghiệp vụ: Ghi thu ghi chi.
  • Bút toán chi phải chọn hoạt động sự nghiệp.

Một số vấn đề thường gặp khi không lập được bảng kê ghi thu ghi chi:
Biểu hiện: Lập bảng kê ghi thu ghi chi không thấy chứng từ để lập?

• Nguyên nhân 1: Hạch toán khoản chi phí chưa đúng tài khoản chi phí 611,614
• Khắc phục: Kiểm tra chứng từ chi phải được hạch toán Nợ TK 611,614/Có TK liên quan

• Nguyên nhân 2: Chứng từ hạch toán chi Nợ TK611,614/Có TK liên quan chưa chọn đúng nghiệp vụ và cấp phát
  
• Khắc phục:
• Nếu là Nguồn thuộc Phí, lệ phí để lại: Anh/chị mở chứng từ hạch toán Nợ TK614/Có TK liên quan chọn lại Nghiệp vụ, cấp phát là Ghi thu - Ghi chi.
• Nếu là Nguồn thuộc Nguồn khác bắt buộc phải nộp báo cáo theo MLNS: Anh/chị mở chứng từ hạch toán Nợ TK611,614/Có TK liên quan chọn lại Cấp phát là Khác, Nghiệp vụ là Ghi thu ghi chi