Hướng dẫn lập, phát hành, gửi hóa đơn điện tử và các vấn đề liên quan

[Phạm Thùy Nga]

Tài liệu có các nội dung sau:

• Mục 1: Hướng dẫn lập, phát hành hóa đơn điện tử và xử lý một số vấn đề khi lập và phát hành hóa đơn
  • Hướng dẫn xử lý khi phát hành hóa đơn phần mềm báo "Hiện nay trên chương trình không có mẫu số hóa đơn nào được sử dụng..."
  • Khi phát hành hóa đơn phần mềm báo: "Hóa đơn có ... đã được phát hành. Bạn không thể phát hành thêm hóa đơn có thông tin giống với hóa đơn trên"
  • Có chừa (cách) số hóa đơn được không?
  • Có lập kèm bảng kê được không?
  • Ngày hóa đơn phải cùng với ngày phát hành hóa đơn là như thế nào?
  • Có thể xem hóa đơn trước khi phát hành không?
• Mục 2: Gửi hóa đơn cho khách hàng và xử lý vấn đề khi gửi hóa đơn cho khách hàng
  • Phần mềm báo Gửi lỗi
  • Hướng dẫn mặc định email nhận hóa đơn để không phải gõ lại email khi gửi hóa đơn cho khách hàng
• Mục 3: Sử dụng hóa đơn giấy (tự in, đặt in) khi có hóa đơn điện tử
• Mục 4: Lập chứng từ mua hàng từ hóa đơn điện tử được nhận

----------------------------------------------------------------------------------------------------------​

1. Hướng dẫn lập, phát hành hóa đơn điện tử và xử lý một số vấn đề khi lập và phát hành hóa đơn

1.1. Hướng dẫn lập, phát hành hóa đơn điện tử

Anh/Chị tích vào dòng tương ứng (màu xanh) để xem hướng dẫn nhé:​

• Lập hóa đơn điện tử
• Phát hành hóa đơn điện tử

1.2. Xử lý một số vấn đề khi phát hành hóa đơn điện tử

1.2.1. Hướng dẫn xử lý khi phát hành hóa đơn phần mềm báo "Hiện nay trên chương trình không có mẫu số hóa đơn nào được sử dụng..."

Nguyên nhân và cách xử lý​

• Trường hợp 1: Nếu chưa thực hiện các bước bắt đầu sử dụng hóa đơn (tạo mẫu hóa đơn, lập thông báo phát hành hóa đơn) - Xem hướng dẫn Tại đây
• Trường hợp 2: Đã thực hiện các bước bắt đầu sử dụng hóa đơn ở trên nhưng trên Thông báo phát hành hóa đơn chưa chọn trạng thái Đã có hiệu lực: Anh/chị vào Quản lý hóa đơn/ Thông báo phát hành hóa đơn/ Tích đúp chuột mở thông báo phát hành hóa đơn lên/ Tích Sửa/ Chọn lại ô Trạng thái là "Đã có hiệu lực" / Cất/ Sau đó phát hành lại hóa đơn điện tử (Xem thêm ý nghĩa các trạng thái Tại đây)
  

1.2.2. Hướng dẫn xử lý khi phát hành hóa đơn phần mềm báo: "Hóa đơn có ... đã được phát hành. Bạn không thể phát hành thêm hóa đơn có thông tin giống với hóa đơn trên"

• Nguyên nhân và cách xử lý: Do đơn vị đã từng phát hành hóa đơn có mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn này trước đó, tuy nhiên có thể do phục hồi lại dữ liệu mà bản sao lưu thiếu hóa đơn này, hoặc hạch toán nhầm hóa đơn năm sau vào dữ liệu năm cũ nên anh/chị cần lập lại hóa đơn trên dữ liệu - Xem hướng dẫn lấy lại hóa đơn về máy Tại đây

1.3. Trả lời một số câu hỏi thường gặp khi phát hành hóa đơn điện tử

• Có chừa (cách) số hóa đơn được không?
  • Trả lời: Hóa đơn điện tử thực hiện đúng quy định về tính liên tục của số hóa đơn, vì vậy khi Phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm, số hóa đơn sẽ tự động theo thứ tự (không có trường hợp đánh cách số hóa đơn)

• Có lập kèm bảng kê được không?
  • Trả lời: Hiện tại hóa đơn điện tử chưa có chức năng kèm bảng kê (điện tử). Tuy nhiên do hóa đơn điện tử không có liên nên có thể thể hiện danh sách nhiều mặt hàng trên 1 hóa đơn mà không cần lập kèm bảng kê

• Ngày hóa đơn phải cùng với ngày phát hành hóa đơn là như thế nào?
  • Nếu ngày trên hóa đơn khác với ngày phát hành hóa đơn (ngày hiện tại theo ngày trên máy tính của anh/chị) thì sau khi thực hiện phát hành hóa đơn xong, phần mềm sẽ cập nhật lại ngày trên hóa đơn chính là ngày anh/chị thực hiện phát hành hóa đơn

• Có thể xem hóa đơn trước khi phát hành không?
  • Trả lời: Có thể, trước khi phát hành hóa đơn điện tử, anh/chị tích vào Xem hóa đơn để xem lại hóa đơn trước khi tích vào ô Phát hành nhé

2. Gửi hóa đơn cho khách hàng và xử lý vấn đề khi gửi hóa đơn cho khách hàng

2.1. Hướng dẫn Gửi hóa đơn cho khách hàng - Xem hướng dẫn Tại đây

2.2. Hướng dẫn xử lý khi gửi hóa đơn xong phần mềm để trạng thái "GỬI LỖI"
Nguyên nhân và cách xử lý:

• Do thiết lập email gửi hóa đơn bị thay đổi dẫn đến thời điểm hiện tại phần mềm không thao tác gửi hóa đơn được (trước đó vẫn gửi bình thường), anh/chị thực hiện thiết lập lại email gửi hóa đơn - Xem hướng dẫn Tại đây
• Do email nhận hóa đơn bị sai, anh/chị thử gửi lại vào email của anh/chị để kiểm tra, nếu gửi được thì email nhận hóa đơn không đúng, anh/chị lấy lại email từ khách hàng và gửi lại

2.3. Hướng dẫn mặc định email nhận hóa đơn để không phải gõ lại email khi gửi hóa đơn cho khách hàng

Cách thực hiện: Anh/Chị vào danh mục/Đối tượng/Khách hàng/Tích đúp chuột mở khách hàng đó lên, tích sang "2.Khác" và khai báo thông tin email nhận hóa đơn ở phần "Thông tin người nhận hóa đơn"

​

3. Cấp số hóa đơn giấy tự in, đặt in (khi có sử dụng cả hóa đơn điện tử)

• Bước 1: Anh/Chị tạo mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (tự in và đặt in) và thông báo phát hành hóa đơn - Xem hướng dẫn Tại đây
  • Lưu ý: Khi thông báo phát hành hóa đơn, nếu đã có số hóa đơn 0001004 trên phần mềm, muốn bắt đầu số hóa đơn 0001005, khi làm thông báo phát hành hóa đơn, cột "Từ số" anh chị điền số 0001005 nhé
• Bước 2: Khi lập hóa đơn GTGT tự in/đặt in, anh/chị tích vào Cất/ Tiện ích/Chọn Cấp số hóa đơn

4. Lập chứng từ mua hàng từ hóa đơn điện tử được nhận - Xem hướng dẫn Tại đây