Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử (phần 1)

Sau đây MISA xin tổng hợp những câu hỏi về hóa đơn điện tử và trả lời theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

1. Quy trình, thủ tục đăng ký và phát hành hoá đơn điện tử ?

- Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
- Hóa đơn mẫu
- Quyết định sử dụng hóa đơn
- Thông báo phát hành hóa đơn
Trường hợp không được cơ quan thuế chấp nhận, DN phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của thuế


2. Được dùng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Không, kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử DN phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có)


3. Thời điểm lập hóa đơn là lúc nào?

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn.



4. Đối tượng nào sử dụng hóa đơn điện tử?

Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:
a) Doanh nghiệp.
b) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
c) Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã.
d) Tổ chức khác.
đ) Hộ, cá nhân kinh doanh.
Được quy định tại điều 12 nghị định 119/2017/NĐ-CP


5. Xử lý hóa đơn Sai và thực hiện hủy hóa đơn như thế nào?

Doanh nghiệp bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 - Thông báo hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện, Doanh nghiệp bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 - Thông báo hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế sau khi trong 2 ngày sau khi cơ quan thuế thông báo cho người bán Mẫu số 05 - Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát.


6. Ngày kí và phát hành hóa đơn có bắt buộc trùng với ngày hóa đơn không?

hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không. Nhưng hiện tại một số chi cục thuế bắt buộc phải trùng nhau (lập luận theo Điều 6 thông tư 32/2011/TT-BTC


7. Hóa đơn điện tử khi đi đường có được cơ quan công an, quản lý thị trường chấp nhận không, có cách nào phân biệt được thật giả không?

Hoá đơn điện tử là loại hoá đơn được Chính Phủ, Bộ Tài Chính, Bộ Công An khuyến khích sử dụng Do đó hoá đơn điện tử (bản thể hiện, bản chuyển đổi) khi đi đường hiển nhiên được cơ quan chức năng (Công An Kinh Tế, An ninh Kinh Tế, Quản Lý Thị Trường) chấp thuận. Hiện tại cơ quan chức năng đã được trang bị máy tính bảng để dễ dàng kiểm tra thông tin của hoá đơn điện tử.


8. Chứng từ giấy (Bản thể hiện hóa đơn điện tử) chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký tên đóng dấu không?

Việc chuyển đổi hóa đơn giấy phải trùng khớp thông tin với hóa đơn điện tử gốc
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Vì vậy Hóa đơn giấy chuyển đổi không có giá trị pháp lý nên không bắt buộc phải ký tên và đóng dấu đỏ.


9. Xuất hóa đơn điện tử xuất theo ngày, phải xuất đúng giời gian bán hàng, cung cấp dịch vụ đúng không?

Khi sử dụng hoá đơn thì hoá đơn điện tử, hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in bạn đều phải xuất đúng thời điểm, khi bạn chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá theo đúng Luật Quản Lý Thuế.


10. Bên người mua không dùng hóa đơn điện tử thì bên bán xuất hóa đơn được không?

Xuất bình thường, Hoá đơn điện tử được áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, từ các công ty nhỏ đến các tập đoàn, do đó nếu công ty bạn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử mà đối tác của các bạn chưa đăng ký sử dụng (họ vẫn sử dụng hoá đơn đặt in hoặc tự in). Doanh nghiệp của bạn vẫn xuất hoá đơn điện tử bình thường cho các đối tác đó theo đúng quy định của Luật Quản Lý Thuế.



11. Doanh nghiệp thuộc dạng siêu nhỏ, chưa có phần mềm kế toán có phải bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử không?

- Đối với doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 1/11/2018 thì bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, không sử dụng hóa đơn giấy
- Đối với Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020
Tham khảo thêm link https://www.meinvoice.vn/tin-tuc/ch...g-song-hoa-don-dien-tu-va-hoa-don-giay-khong/


12. Hóa đơn điện tử khi bị sai có bắt buộc phải làm biên bản hủy không?

Bắt buộc phải sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn, biên bản thu hồi hoá đơn, biên bản huỷ hoá đơn như hoá đơn giấy bình thường và nộp Thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế.


13. Biên bản hủy hóa đơn điện tử thì như thế nào?

Biên bản huỷ hoá đơn điện tử làm giống như biên bản huỷ hoá đơn giấy bình thường.


14. Phần mềm phát hành hóa đơn điện tử có bắt buộc phải tích hợp với phần mềm kế toán/phần mềm bán hàng không?

Phải có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, dịch vụ được tự định khoản vào phần mềm kế toán (hoặc cơ sở dữ liệu bán hàng) tại thời điểm lập hoá đơn.


15. Hóa đơn điện tử có cần in ra file cứng, chuyển đổi hóa đơn giấy để Doanh nghiệp lưu trữ không? Khi Quyết toán, Cơ quan thuế có yêu cầu doanh nghiệp in ra file cứng không?

Do Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.
Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.
Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu

(còn tiếp)

 

Thưa Quý khách hàng
MISA xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng vì đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của MISA. MISA xin phúc đáp yêu cầu tư vấn của Quý khách hàng như sau:
Trường hợp anh/chị cần thay đổi thông tin email meinvoice anh/chị tiến hành tải phiếu yêu cầu, điền vào yêu cầu : thay đổi email sản phẩm meinvoice.vn, đóng dấu, ký tên và gửi lại support@misa.com.vn, đính kèm link forum để MISA hỗ trợ thay đổi email đăng nhập.
Anh/chị tải phiếu yêu cầu Tại đây.
Trân trọng cám ơn!

 

Thưa Quý khách hàng
MISA xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng vì đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của MISA. MISA xin phúc đáp yêu cầu tư vấn của Quý khách hàng như sau:
Từ phiên bản R44 MISA có hỗ trợ việc xuất hoá đơn trong trường hợp này. Anh/chị có thể đọc tham khảo tính năng Tại đây.
Để thực hiện được tính năng này thì ngày 12/12 của anh/chị phải đảm bảo chưa phát hành thêm hoá đơn nào sau hoá đơn đã xoá. Nếu đã phát hành thêm hoá đơn thì theo tính liên tục của hoá đơn điện tử thì không được lùi ngày ạ.
Trân trọng cám ơn!

 

Thưa các anh/chị,
MISA đang xem xét vấn đề trên và sẽ phản hồi sớm nhất có thể.
Trân trọng cảm ơn quý khách hàng!

 

Thưa Quý khách hàng
Anh/chị cho MISA hỏi là khi anh/chị in hoá đơn tại chi nhánh thì tên công ty trên hoá đơn điện tử của chi nhánh thể hiện tên TCT hay như nào ạ và anh/chị đang cần chỉnh sửa như thế nào có thể ghi cụ thể hơn để MISA hỗ trợ nhé.
Trân trọng cám ơn!

 

Thưa Quý khách hàng
MISA xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng vì đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của MISA. MISA xin phúc đáp yêu cầu tư vấn của Quý khách hàng như sau:
Việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai này theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính nên việc lập sai và hủy hóa đơn sai đó lập lại hóa đơn mới là hoàn toàn hợp lý nhé.
Trân trọng cám ơn!

 

Thưa Quý khách hàng
Hiện tại trên GPSD của Phần mềm địa chỉ của đang thể hiện là địa chỉ đúng chưa ạ. Hay địa chỉ trên GPSD đã đúng rồi nhưng khi xuất hoá đơn điện tử thì lại sai ạ.
Trân trọng cám ơn!

 

Thưa Quý khách hàng
Hiện tại thông tin in trực tiếp lên báo cáo, chứng từ sẽ là tên công ty theo thông tin tại tab in lên báo cáo chứng từ.
Anh/chị liên hệ cơ quan thuế để xác nhận xem vấn đề này cần thiết chỉnh sửa lại hay không ạ.
Trường hợp địa chỉ này cần chỉnh lại chính xác nhất anh/chị có thể gửi các thông tin sau vào support@misa.com.vn để em bàn giao bộ phận phụ trách liên hệ thay đổi địa chỉ trên GPSD để tránh các trường hợp sau này nhé:
- Mã số thuế:
- SĐT:
- Tên anh/chị:
Trân trọng cám ơn!

 

Thưa Quý khách hàng
Thưa quý khách hàng,
MISA đang xem xét vấn đề trên và sẽ phản hồi sớm nhất có thể.
Trân trọng cảm ơn quý khách hàng!

 

Thưa Quý khách hàng
MISA xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng vì đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của MISA. MISA xin phúc đáp yêu cầu tư vấn của Quý khách hàng như sau:
Do Hiện tại chưa có hướng dẫn nào về việc lập báo cáo tình hình sử dụng HĐ trong trường hợp này.
Tuy nhiên, theo MISA sau khi xoá thì hoá đơn số 02 không còn giá trị, tháng 11 đã phát hành HĐ từ số 01 đến 03 nên HĐ số 02 sẽ kê vào báo cáo tháng 11.
Nếu anh/chị lập báo cáo tình hình sử dụng HĐ trên phần mềm thì anh/chị giúp em tự gõ tay số 02 vào cột số HĐ bị xóa bỏ cho tương ứng.
Để được câu trả lời chính xác về vấn đề này anh/chị giúp em liên hệ cơ quan thuế chủ quản trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể về trường hợp này.
Trân trọng cám ơn!

 

Thưa Quý khách hàng
MISA xin lỗi anh/chị hiện tại trong trường hợp anh/chị đang sử dụng sổ tài chính và quản trị chung 1 dữ liệu thì khi vào hệ thống\tuỳ chọn\tuỳ chọn chung\tích sử dụng PM để quản lý phát hành hoá đơn và sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử thì cả 2 sổ đều sẽ không nhập tay được số hoá đơn vào ạ.
Nên trong trường hợp này anh/chị giúp em vào hệ thống\bỏ tích ô sử dụng PM để quản lý phát hành hoá đơn\sau đó nhập tay vào nhé.
Trân trọng cám ơn!