Sổ theo dõi CCDC, tình hình phân bổ chi phí trả trước lệch với sổ cái TK 142,242

[Trần Mai Nhung]

Biểu hiện: Tổng giá trị còn lại trên Sổ theo dõi CCDC, tình hình phân bổ chi phí trả trước không bằng với số dư trên Sổ cái TK 142,242

Để kiểm tra nguyên nhân vào Báo cáo\Tổng hợp\ Báo cáo đối chiếu sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước và sổ cái.Có thể có những nguyên nhân sau:

1. Số dư đầu kỳ lệch

• Nguyên nhân: Giá trị còn lại khai báo CCDC, chi phí trả trước đầu kỳ không bằng và số dư tổng 142,242 đầu kỳ.
• Hướng dẫn:
  • CCDC đầu kỳ: Vào Báo cáo\ Công cụ dụng cụ\ Sổ theo dõi CCDC. Kỳ báo cáo in Từ 31/12/N-1 đến 31/12/N-1. Kiểm tra cột Giá trị còn lại.
  • Chi phí trả trước đầu kỳ: Vào Báo cáo\ Tổng hợp\ Tình hình phân bổ chi phí trả trước. Kỳ báo cáo in từ 31/12/N-1 đến 31/12/N-1. Kiểm tra cột Số tiền còn lại.
  • Đối chiếu Tổng Giá trị còn lại trên Sổ theo dõi CCDC và Số tiền còn lại trên Tình hình phân bổ chi phí trả trước có khớp với tổng số dư đầu kỳ 142,242.
• Giải pháp: Trường hợp Tổng giá trị còn lại của CCDC, chi phí trả trước đầu kỳ lệch với số dư đầu kỳ 142,242 thì kiểm tra lại chi tiết CCDC, chi phí trả trước khai báo đầu kỳ, số dư tài khoản 142,242 đầu kỳ
  • Nếu khai báo chi tiết CCDC, chi phí trả trước sai thì thực hiện xóa các chứng từ phân bổ, ghi giảm...rồi thực hiện sửa lại số dư đầu kỳ. Sau đó thực hiện phân bổ và ghi giảm lại
  • Nếu số dư 142,242 sai : Vào Nghiệp vụ\ Nhập số dư ban đầu. Sửa lại số dư 142,242.

2. Phát sinh trong kỳ lệch

• Nguyên nhân 1: Chưa ghi tăng, điều chỉnh CCDC, chi phí trả trước nhưng đã có chứng từ hạch toán Nợ, Có TK 142, 242
• Hướng dẫn:
  • Vào Báo cáo\Tổng hợp\ Báo cáo đối chiếu sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước và sổ cái. Chọn kỳ báo cáo, Tích Chỉ hiển thị dòng phát sinh chênh lệch. Kiểm tra dòng chứng từ có bên Sổ cái, nhưng phần Sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước không có chứng từ ghi tăng, điều chỉnh.
  • Nếu khi ghi tăng, điều chỉnh CCDC, chi phí trả trước không chọn Nguồn gốc hình thành thì thực hiện kiểm tra từng chứng từ ghi tăng với chứng từ hạch toán để biết chứng từ nào chưa ghi tăng.
• Giải pháp: Ghi tăng, điều chỉnh CCDC, chi phí trả trước, trang Nguồn gốc hình thành chọn các chứng từ hạch toán Nợ, Có TK 142,242 tương ứng.

• Nguyên nhân 2: Chưa hạch toán Nợ 142,242 nhưng đã có chứng từ ghi tăng, điều chỉnh CCDC, chi phí trả trước
• Hướng dẫn:
  • Báo cáo\Tổng hợp\ Báo cáo đối chiếu sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước và sổ cái. Chọn kỳ báo cáo, Tích Chỉ hiển thị dòng phát sinh chênh lệch. Kiểm tra dòng chứng từ có bên Sổ theo dõi CCDC, chi phí trả trước nhưng không có bên Sổ cái
  • Nếu khi ghi tăng, điều chỉnh CCDC, chi phí trả trước không chọn Nguồn gốc hình thành thì thực hiện kiểm tra từng chứng từ ghi tăng với chứng từ hạch toán để biết chứng từ ghi tăng, điều chỉnh nào chưa được hạch toán.
• Giải pháp: Khai báo chứng từ hạch toán Nợ, Có TK 142, 242 cho các chứng từ Ghi tăng, điều chỉnh CCDC, chi phí trả trước chưa hạch toán. Mở chứng từ Ghi tăng, điều chỉnh CCDC, chi phí trả trước trang Nguồn gốc hình thành chọn các chứng từ hạch toán vừa khai báo.