Tách dữ liệu kế toán riêng từng năm

Thảo luận trong 'Hỏi về Số dư đầu kỳ dữ liệu' bắt đầu bởi Phạm Thùy Nga, 2/1/19.

Trạng thái chủ đề:
Không mở trả lời sau này.
  1. Phạm Thùy Nga

    Phạm Thùy Nga Moderator Thành viên BQT Nhân viên MISA

    I. Khi nào nên tách dữ liệu kế toán riêng từng năm tài chính?
    Thưa anh/chị, khi kết thúc năm tài chính và chốt số liệu của năm tài chính cũ (năm 2019), anh/chị nên tách riêng dữ liệu năm tài chính mới (năm 2020) nhé (hoặc hạch toán chứng từ năm mới chung với dữ liệu cũ)
    Sau đây, mời Anh/Chị có thể tham khảo ưu và nhược điểm của 2 trường hợp như sau:

    1. Tách riêng dữ liệu năm mới ra 1 dữ liệu độc lập
    + Ưu điểm:
    - Dung lượng dữ liệu sẽ nhẹ hơn (do chỉ chứa chứng từ của từng năm tài chính thôi),
    - Vẫn lấy được số dư cuối kỳ, danh mục từ dữ liệu năm trước sang, và chứng từ của năm sau (nếu đã hạch toán chứng từ năm sau trước khi tách dữ liệu))
    - Tránh được trường hợp hạch toán nhầm vào dữ liệu năm trước dẫn đến thay đổi dữ liệu
    - Đánh được số chứng từ lại về giá trị ban đầu, không bị trùng số năm 2019
    + Nhược điểm:
    - Muốn xem lại dữ liệu năm trước thì cần mở lại dữ liệu năm trước ra xem mà không xem ngay trên dữ liệu đang mở được
    2. Sử dụng chung dữ liệu năm mới và dữ liệu năm trước (dữ liệu liên năm)
    + Ưu điểm:
    - Có thể xem lại dữ liệu năm trước ngay khi đang mở dữ liệu năm hiện tại
    - Khi hoàn thành BCTC số dư đầu kỳ năm 2020 sẽ được tự động cập nhật, không phải nhập lại
    + Nhược điểm:
    - Dung lượng dữ liệu thường lớn có thể dẫn đến thao tác trên phần mềm chậm
    - Có thể hạch toán nhầm năm dẫn đến báo cáo bị thay đổi sổ liệu (Để hạn chế anh/chị nên khóa sổ năm trước)
    ==> Vì vậy, kết thúc năm tài chính, sau khi đã chốt số liệu năm trước anh/chị nên thực hiện tách dữ liệu kế toán năm tài chính mới ra 1 dữ liệu mới nhé

    II. Hướng dẫn tách dữ liệu

    Để tách dữ liệu kế toán riêng cho từng năm, Anh Chị làm các bước sau đây:
    - Bước 1: Sao lưu dữ liệu
    - Bước 2: Bảo trì dữ liệu
    - Bước 3: Đóng dữ liệu kế toán

    Tệp \ đóng dữ liệu kế toán
    - Bước 4: Thực hiện Tách dữ liệu
    Lưu ý: Nếu anh/chị chưa hoàn thiện số liệu của năm tài chính trước, anh/chị có thể làm tiếp năm mới ngay trên dữ liệu hiện tại. Sau khi chốt số dư cuối kỳ trước, nộp xong báo cáo tài chính anh/chị thực hiện tách số liệu năm tài chính mới để lấy số dư đầu kỳ đúng, danh mục và các số liệu hạch toán phát sinh của năm mới.

    III. Đã tách dữ liệu khi chưa chốt số dư kỳ trước dẫn đến số dư bị sai, làm thế nào để lấy lại số dư đúng?
    Nếu anh/chị đã có dữ liệu năm tài chính mới và đang hạch toán rồi, tuy nhiên số dư đầu kỳ chưa đúng, muốn lấy lại số dư đầu kỳ đúng đang ở 1 dữ liệu khác (Dữ liệu năm 2019 đã hoàn thành BCTC), Anh/chị tham khảo hướng dẫn Tại đây
    IV. Sau khi tách dữ liệu kế toán thì hóa đơn điện tử sẽ phát hành tiếp như thế nào trên dữ liệu năm 2020 (Dữ liệu mới tách)

    Trường hợp 1: Dùng chức năng tách dữ liệu kế toán từ năm trước theo hướng dẫn Tại đây (Khuyến khích dùng chức năng này)

    Sau khi tách dữ liệu thì mẫu số hóa đơn, quyết định sử dụng hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn đều được chuyển qua, số hóa đơn phải liên tục.
    => Nên khi lập chứng từ mới trên dữ liệu năm 2020, phát hành hóa đơn điện tử vẫn tự động nhảy số tiếp theo trên dữ liệu mới này. Anh/chị vẫn có thể làm việc tiếp tục được bình thường.

    Ví dụ:
    Dữ liệu năm 2019 đã phát hành tới số hóa đơn 0000020, ký hiệu AA/19E, mẫu số 01GTKT0/001
    Sau khi qua dữ liệu năm 2020 vừa tách, lập chứng từ bán hàng, khi phát hành phần mềm sẽ tự động nhảy tiếp số hóa đơn tiếp theo là 0000021, ký hiệu AA/19E, mẫu số 01GTKT0/001
    Trường hợp 2: Dùng chức năng tạo mới hoàn toàn dữ liệu theo hướng dẫn Tại đây
    Anh/chị vui lòng làm theo các bước sau:
    - B1: Vào Hệ thống/ Tùy chọn/ Tùy chọn chung/ Bỏ tích "Sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn" và "Sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử"
    - B2: Quay lại chứng từ bán hàng/ qua tab Hóa đơn/ Tự gõ lại Mẫu số, ký hiệu, và số hóa đơn tiếp theo.
    Ví dụ:

    Năm 2019 đã phát hành đến số số hóa đơn 0000020, ký hiệu AA/19E, mẫu số 01GTKT0/001
    Năm 2020, số này phải tự gõ thành số hóa đơn 0000021, ký hiệu AA/19E, mẫu số 01GTKT0/001

    - B3: Vào Hệ thống/ Tùy chọn/ Tùy chọn chung/ Tích chọn lại "Sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn" và "Sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử"
    - B4: Quay lại chứng từ bán hàng vừa tự nhập số hóa đơn/ Nhấn phát hành để phát hành hóa đơn.
    Số hóa đơn tiếp theo của chứng từ bán hàng tiếp theo sẽ tự động nhảy liên tục lên số 0000022
    Lưu ý trước khi tách: Chỉ nên tách dữ liệu khi năm trước không còn xuất hóa đơn nào ở năm 2019 nữa, chuyển sang năm 2020 để xuất tiếp.



     
    Last edited by a moderator: 7/1/20
    Lê Bão Sơn thích bài này.
    Quan tâm nhiều
  2. Misa cho em hỏi ạ.
    Em đã làm thành công như hướng dẫn, dữ liệu mới ok (chỉ có 2019) nhưng khi mở lại dữ liệu năm 2018 thì vẫn còn số liệu của năm 2019????????
    làm sao để chỉ còn năm 2018 thôi ạ???
     
  3. Thuận Nguyễn

    Thuận Nguyễn Moderator Thành viên BQT Nhân viên MISA

    Thưa chị,
    Tách dữ liệu kế toán là 1 thao tác tạo ra 1 dữ liệu mới từ năm trước tách biệt với dữ liệu cũ
    Nên chị muốn năm 2018 không có dữ liệu của năm 2019. Thì chỉ có cách tự xóa thủ công ở năm 2019 nhé!
    - Bước 1: Vào Tiện ích/ Ghi sổ bỏ ghi theo lô/ chọn năm 2019 để bỏ ghi toàn bộ năm 2019
    - Bước 2: Vào từng phân hệ chọn năm 2019/ Nhấn Ctrl+A để bôi đen tất cả/ Xóa
    Trân trọng!
     
Bài viết liên quan: Tách dữ
Diễn đàn Tiêu đề Date
Hỏi về Số dư đầu kỳ dữ liệu Kết chuyển số dư khi tách dữ liệu Thứ tư lúc 10:13
Hỏi về Số dư đầu kỳ dữ liệu Không hiện số dư đầu kỳ 8/9/19
Hỏi về Số dư đầu kỳ dữ liệu Bỏ quản lý vật tư theo lô và hạn sử dụng ở số đầu kỳ 9/5/19
Hỏi về Số dư đầu kỳ dữ liệu Hướng dẫn khai báo số dư đầu kỳ 11/3/19
Hỏi về Số dư đầu kỳ dữ liệu Nhập số dư đầu kỳ của nợ dài hạn và nợ ngắn hạn 4/1/19

Trạng thái chủ đề:
Không mở trả lời sau này.

Chia sẻ trang này