[Tài liệu] HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ A – Z CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

[Lê Bão Sơn]

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ A – Z CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

Kể từ ngày 1/11/2020, 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh bắt buộc
phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn băn khoăn làm thế nào để sử
dụng hóa đơn điện tử có hiệu quả và đúng quy định pháp luật.

Trong tài liệu Hóa đơn điện tử từ A đến Z cho người mới bắt đầu dưới đây, MISA sẽ chia
sẻ kinh nghiệm sử dụng hóa đơn điện tử hữu ích dành cho Kế toán đang tìm hiểu và
bước đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

A. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện, doanh nghiệp cần có phần mềm hóa đơn điện tử. Đây
là chương trình cho phép người dùng thực hiện các thao tác lập, phát hành, quản lý hóa
đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác.

Tuy nhiên, thay vì tốn chi phí và thời gian để tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử,
doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm của các đơn vị trung gian cung cấp phần mềm
hóa đơn điện tử.

Sau khi đã có phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần làm thủ tục đăng ký phát
hành với cơ quan thuế. Các bước cụ thể như hình minh họa dưới đây:

Như vậy, bộ hồ sơ thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng và gửi cho cơ
quan thuế, bao gồm:

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo
Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành
kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)
Sau khi lập xong bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi tới cơ quan thuế qua mạng hoặc nộp
trực tiếp. Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử
www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận
được chấp thuận của cơ quan thuế.
Hiện tại các mẫu trên đều được đáp ứng trên phần mềm Hóa đơn điện tử MISA, vui lòng xem TẠI ĐÂY


Tuy nhiên, từ ngày 1/11/2020 thì thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có sự thay
đổi. Theo khoản 1, Điều 20, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì thì đơn vị đăng ký hóa đơn
điện tử chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT
với cơ quan thuế.
Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo
Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện
tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong
thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của
doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

 

[Lê Bão Sơn]

B. Những quy định cơ bản nhất định phải biết về hóa đơn điện tử

1. Tính pháp lý của hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu
điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và

quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ
thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được
lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán
hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...; phiếu thu tiền cước
vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ
ngân hàng..., hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của
pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn
điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi,
ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ
hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng
hoàn chỉnh khi cần thiết.

II. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của Cơ quan thuế
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa,
cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ
máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đối tượng sử dụng
gồm:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng không phân biệt giá trị từng lần
bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế;
– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao
động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực
nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước
liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ;
– Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán
lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có
điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được
khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm
2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.

2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:
Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không
có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền
có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đối tượng sử dụng gồm:
Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: Điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận
tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín
dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và
các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng
phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế
toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu

hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người
mua và đến cơ quan thuế. (trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp thuộc rủi ro
cao về thuế và và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

III. Xử lý hóa đơn giấy chuyển tiếp sang hóa đơn điện tử

Trường hợp người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn theo quy định tại Thông tư số
32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng
hóa, cung ứng dịch vụ, người nộp thuế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn
tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 (là ngày
Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ có hiệu lực thi hành) thì
được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày
31/10/2020. Trong quá trình chuyển đổi Chính phủ cho phép (1/11/2018 – 31/10/2020),
các đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thể sử dụng song song hóa đơn giấy
và hóa đơn điện tử trước thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ngày 1/11/2020.
Trường hợp đơn vị dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 1/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa
đơn điện tử và không được tiếp tục in cũng như sử dụng hóa đơn giấy. Trường hợp
chưa đủ điều kiện để dùng hóa đơn điện tử thì được dùng hóa đơn giấy nhưng phải gửi
dữ liệu hóa đơn theo mẫu quy định và thời hạn sử dụng hóa đơn giấy cuối cùng là hết
ngày 31/10/2020.

IV. In chuyển đổi hóa đơn điện tử

Theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử có thể được in chuyển
đổi sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình hoặc
phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
Tuy nhiên, kể từ ngày 1/11/2020, doanh nghiệp chỉ được áp dụng quy định chuyển đổi
hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về
kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Chứng từ giấy
này chỉ có giá trị lưu giữ chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường
hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ
quan thuế theo quy định tại Nghị định 119.

V. Xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử
Theo hướng dẫn tại khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC:
“Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên
hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm
2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”
Như vậy, hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc phải có ngày lập trùng với ngày ký số mới được
coi là hợp lệ.

VI. Lập hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang

Theo Thông tư số 34/2014/TT-BTC thì trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn
tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch
vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp

cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang
nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị.
Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn thực
hiện hóa đơn điện tử cũng nêu rõ: “Để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, trường
hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều
hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử
dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số
lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:
Đơn vị được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa
đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động);
cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu
hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang
truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

VII. Hóa đơn điện tử có được đính kèm bảng kê không?

Căn cứ pháp lý:

• Khoản 1 và khoản 3 Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về
khái niệm cũng như tính pháp lý của hóa đơn điện tử
• Khoản 1, 2 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2013 hướng dẫn
lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa
đơn

• Công văn số 820/TCT-DNL, công văn số 2047/TCT-CS của Tổng cục thuế,
công văn số 83917/CT-TTHT ngày 24/12/2018 của Cục thuế Hà Nội hướng
dẫn về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang

Căn cứ quy định nêu trên, khi bán hàng hóa đơn vị xuất hóa đơn điện tử cho khách
hàng thì đơn vị phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc thông
tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh
khi cần thiết. Đơn vị không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà
lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.
Trong trường hợp đặc thù, nếu các đơn vị vẫn muốn xuất hóa đơn kèm bảng kê thì có
thể gửi công văn hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn.

VIII. Lưu trữ hóa đơn điện tử

Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử
được tiến hành như sau:
“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán.
Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế
toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung
cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ
hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa
đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví

dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn
trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”
Để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật
ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn
điện tử uy tín thông qua các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.

 

[Vũ Xuân Quỳnh]

C. Xử lý hóa đơn điện tử bị sai xót

Theo hướng dẫn tại Điều 9 – Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập, Thông tư 32/2011/TT-BTC (hiệu lực đến này 31/10/2020)

1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

Hướng dẫn trên bản tích hợp với PM kế toán Tại đây
Hướng dẫn trên phiên bản web Tại đây
Hướng dẫn trên bản Desktop độc lập Tại đây

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Hướng dẫn trên bản tích hợp với PM kế toán Tại đây
Hướng dẫn trên phiên bản web Tại đây
Hướng dẫn trên bản Desktop độc lập Tại đây

 

[Vũ Xuân Quỳnh]

D. Các bước bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử trên phần MISA SME.NET và phần mềm Meinvoice.vn

1. Báo giá và hướng dẫn mua/gia hạn thêm hóa đơn điện tử
   
2. Hướng dẫn các bước, vấn đề trước khi lập và phát hành hóa đơn điện tử :
   • Hướng dẫn kết nối phần mềm MISA SME.NET và phần mềm Meinvoice.vn
   • Hướng dẫn lập và nộp hồ sơ để phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế (tạo, sửa mẫu hóa đơn, quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn)
   • Hướng dẫn thiết lập email gửi hóa đơn cho khách hàng, nội dung email và xử lý khi gửi hóa đơn phần mềm vẫn để trạng thái: "Gửi lỗi"
3. Hướng dẫn phân quyền cho nhân viên sử dụng hóa đơn điện tử

Chi tiết các bước Tại đây

Xem thêm : CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TẠI ĐÂY

 

[daotaophattrienketoan]

cảm ơn nhiều